La majorité des incidents le jour d'un événement viennent d'un détail non communiqué à l'avance, pas d'un manque de professionnalisme. Voici les informations à transmettre systématiquement.

Le lieu et l'accès : adresse précise, étage, ascenseur ou escaliers, zone de déchargement, horaires d'accès au bâtiment. Un artiste qui doit porter du matériel lourd sur trois étages sans ascenseur a besoin de le savoir avant.

Le matériel technique disponible sur place : sonorisation, éclairage, prises électriques, et ce que l'artiste doit apporter lui-même. Ne présumez jamais que « le lieu est équipé » sans vérifier précisément.

Le public et le format : nombre de personnes attendues, tranche d'âge, ambiance recherchée (cocktail, concert assis, animation de rue). Ces éléments influencent directement la prestation.

Le timing exact : heure d'arrivée pour l'installation, heure de début, durée de la prestation, heure de démontage. Prévoyez toujours une marge, les imprévus font partie du métier.

Enfin, un contact sur place joignable le jour même évite bien des stress si un détail doit être ajusté en dernière minute.